2015年6月，馬彩云正式接手分局民警檔案管理工作。時值分局推行檔案電子化工作——將以往的紙質版檔案掃描入庫。簡簡單單的一句話，但真正做起來并不容易。檔案電子化也并非僅僅過一下掃描那么簡單，而是要經歷掃描、切割、打孔、錄系統(tǒng)、編號編碼、歸檔等7個步驟，一整套流程下來約需20分鐘……而當時整個福田警隊民警檔案有2300多份，均需在規(guī)定的時間內一一掃描上傳。如此，馬彩云和同事們近15人將檔案從8樓搬至6樓，再從6樓搬回8樓，做好出入庫登記，每人每天需抓緊時間掃描約230份，裝檔34冊以上。這項工作繁瑣、機械甚至稱得上枯燥，但在馬彩云和同事們的努力下，歷時半年的時間圓滿完成。這意味著，查詢檔案在允許的情況下動動鼠標即可完成，方便快捷，目前檔案數(shù)字化工作已成為一項常態(tài)化管理工作。這一工作的落實也成為分局推進智慧化警務的一個里程碑。

除了檔案管理，馬彩云還負責工齡認定、退休、信息變更等多項工作，每一項還可以分為諸多小的分支。拿干部人事檔案管理工作來說，下分檔案專項審核、檔案掃描和日常管理3項，其中的日常管理還分為13個小項目，每一項都需要親力親為，這對個人心力消耗之巨大可想而知。